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Universitätsarchiv Tübingen
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Der von der VDA-Fachgruppe 8 "UniversitΣts- und Hochschularchive und Archive sonstiger Institutionen" initiierte und von Privatdozent Dr. Martin Dinges, Institut fⁿr Geschichte der Medizin der Robert-Bosch-Stiftung, Stuttgart, geleitete Arbeitskreis "Krankenblattarchive" hat sich nach der Verabschiedung von "Empfehlungen fⁿr die Schriftgutverwaltung der Kliniken und Institute mit Aufgaben der Krankenversorgung" (Abdruck demnΣchst in: Der Archivar) der Bewertung von Krankenunterlagen zugewandt und in seiner Sitzung am 20.3.1996 (Vgl. Der Archivar, Jg. 49, 1996, Sp. 474f.) eine Arbeitsgruppe beauftragt, VorschlΣge fⁿr Bewertungsempfehlungen auszuarbeiten. (Dr. Michael Wischnath, UniversitΣtsarchiv Tⁿbingen (Federfⁿhrung); Irmtraud Betz-Wischnath, Kreisarchiv Reutlingen; Volkmar Eder, UniversitΣtsklinikum Tⁿbingen; Dr. Robert Kretzschmar, Landesarchivdirektion Baden-Wⁿrttemberg.) Ein erster Entwurf lag im September 1996 vor und wurde den Mitgliedern des Arbeitskreises sowie einer Anzahl von Medizinhistorikern zur Prⁿfung zugeleitet. Aufgrund der eingegangenen schriftlichen Stellungnahmen wurde der Text erneut durchgearbeitet und nach ausfⁿhrlicher Diskussion im Plenum des Arbeitskreises am 13. Januar 1997 in der hier vorliegenden Fassung verabschiedet.
Gedacht sind diese Empfehlungen in erster Linie als Hilfe fⁿr die Bewertung von Krankenunterlagen auf herk÷mmlichen DatentrΣgern, doch k÷nnen sie bei Krankenunterlagen, die in elektronischen Systemumgebungen oder in Mikroformen ⁿberliefert sind, analog angewendet werden (Abschnitt 1).
Nach einer Er÷rterung des medizinischen sowie des medizin- und allgemeinhistorischen Quellenwerts von Krankenunterlagen (Abschnitt 2) werden Protokolle, Krankenakten, medizinische KomplementΣrdokumentation und Findmittel als die wichtigsten, nach Inhalt und Funktion zu unterscheidende Typen von Krankenunterlagen besprochen (Abschnitt 3), sodann die Bestandsstrukturen der Krankenakten-Registraturen, zumeist parallele Serien, deren Binnenstrukturen auf wenige Grundformen zurⁿckgefⁿhrt werden k÷nnen (Abschnitt 4). Schlie▀lich werden BewertungsgrundsΣtze und Auswahlverfahren unter dem Gesichtpunkt ihrer Anwendbarkeit auf Krankenunterlagen verschiedener Typen und Strukturtypen er÷rtert (Abschnitt 5). Soweit dabei reprΣsentative Stichproben in Betracht kommen, wird grundsΣtzlich solchen Verfahren der Vorzug gegeben, bei denen individuelle und familiale ZusammenhΣnge erhalten bleiben.
Nach diesen VorklΣrungen folgen, differenziert nach Unterlagentypen, die Bewertungsempfehlungen im engeren Sinn (Abschnitt 6). Allgemein wird empfohlen, Protokolle und Findmittel mit Quellenwert sowie Σltere Krankenakten vollstΣndig, jⁿngere Krankenakten in reprΣsentativer Auswahl (1-10Ñ), die medizinische KomplementΣrdokumentation nur in exemplarischer Auswahl aufzubewahren, dabei jedoch nicht schematisch zu verfahren, sondern stets zu prⁿfen, ob besondere Grⁿnde fⁿr die Vollarchivierung oder die zusΣtzliche, gezielte Auswahl besonderer EinzelfΣlle und Fallgruppen sprechen. Hier kann ein befriedigendes Ergebnis wohl nur mit Hilfe der abgebenden Stellen und in der Zusammenarbeit mit Medizinern und Medizinhistorikern erzielt werden.
Abschlie▀end folgen Erschlie▀ungsempfehlungen (Abschnitt 7), bei denen der Gedanke leitend ist, da▀ bei der Erschlie▀ung von Krankenunterlagen nur ein stark arbeitsteiliges, schrittweises Vorgehen Erfolg verspricht.
Als Anhang ist eine umfangreiche "Checkliste fⁿr die Bewertungsentscheidung" beigefⁿgt. Sie bietet eine Zusammenfassung der dabei zu berⁿcksichtigten Gesichtspunkte, besonders derjenigen, die geeignet sind, zu Abweichungen vom Regelvorschlag zu fⁿhren.
GrundsΣtzlich wurden die hier vorgelegten Empfehlungen m÷glichst allgemein gehalten und Beispiele aus diesem Grund fast durchgΣngig in die Fu▀noten verwiesen. Es wird fⁿr die Praxis daher zweckmΣ▀ig sein, auf dieser Grundlage Richtlinien aufzustellen, die die VerhΣltnisse im jeweiligen Archivsprengel berⁿcksichtigen. Auch die Checkliste ist als Vorschlag gedacht, der den ÷rtlichen Bedⁿrfnissen entsprechend modifiziert werden kann. So hat sie sich in kⁿrzerer Form bei der Bewertung der archivreifen BestΣnde des Tⁿbinger "Zentralen Krankenaktendepots" und die Protokollierung der Entscheidungsfindung als hilfreich erwiesen.
Der Abdruck dieser Einfⁿhrung sowie der Abdruck des Textes der Empfehlungen erfolgt demnΣchst in: Der Archivar.
Allgemeines : Nachdem ein Arbeitskreis aus Klinikmitarbeitern, Medizinhistorikern und Archivaren bereits "Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung der Kliniken und Institute mit Aufgaben der Krankenversorgung" erarbeitet hat, werden nunmehr auch Bewertungsempfehlungen für Krankenakten vorgelegt. Sie sollen in erster Linie der Bewertung von Krankenakten auf herkömmlichen Datenträgern dienen. Die Bewertung des nicht im engeren Sinn patientenbezogenen Verwaltungsschriftguts von Kliniken und medizinischen Instituten ist nicht Gegenstand dieser Empfehlungen.
Mikroformen : Wo Krankenakten in Mikroformen (Mikrofilm, -fiche) überliefert sind, können diese Empfehlungen analog angewendet werden, sofern nicht eine vollständige Archivierung in Betracht kommt.
Elektronische Speichermedien : Bei der Einführung elektronischer Archivierungsverfahren muß die Beteiligung des zuständigen Archivs sichergestellt sein, damit die archivfachlichen Anforderungen für die weitere Behandlung von Krankenunterlagen in elektronischen Systemumgebungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden können. Im übrigen können diese Empfehlungen analog angewendet werden.
Allgemeines : Krankenakten sind von der klinischen Forschung schon immer als Quelle genutzt worden, während sie die historische Forschung bisher nur wenig beachtet hat und ihre Archivwürdigkeit bis heute nicht allgemein anerkannt ist. Die dauernde Archivierung ausgewählter Krankenakten ist jedoch für die klinische wie die medizin- und allgemein-historische Forschung aus einer Reihe von Gründen unverzichtbar. 1
Medizinischer Quellenwert : Die Veränderung von Krankheitsbildern als Folge moderner Therapie und Prophylaxe ist in bestimmten Fällen nur durch konkrete Fallstudien überprüfbar. Bis heute können Krankheiten in beträchtlichem Ausmaß nicht kausal erklärt, sondern nur phänomenologisch beschrieben, klassifiziert und symptomatisch behandelt werden. Zur Validierung phänomenologisch fundierter Klassifikationen, zum Beispiel in der Psychiatrie, wird Material für den diachronischen Vergleich benötigt. Krankenakten liefern darüber hinaus Material für langfristige Erfolgskontrollen sowie für retrospektive statistische Studien, für die die Medizinalstatistik immer dann keinen Ersatz bietet, wenn bisher nicht berücksichtigte Gesichtspunkte interessant werden.
Historischer Quellenwert : Krankenakten enthalten Material für die Bearbeitung sozialwissenschaftlicher und historischer Fragestellungen. 2 Sie geben im Einzelfall exemplarisch Aufschluß zu allgemeinen sozialen Zuständen und Entwicklungen und können auch für die Bearbeitung biographischer Fragestellungen Material bieten.
Akten verschiedner Herkunft : Die Einzugsbereiche und Aufgaben einzelner Einrichtungen und Einrichtungstypen des Gesundheitswesens sind von zahlreichen, ständiger Änderung unterworfenen äußeren Faktoren abhängig. Es ist daher nicht zweckmäßig, lediglich die Überlieferung vermeintlich repräsentativer Institutionen zu berücksichtigen, wenn am Ort oder in der Region mehrere Einrichtungen gleichen Typs vorhanden sind. Diese sind vielmehr sämtlich in die Überlieferungsbildung einzubeziehen. Den Krankenakten von Universitätsklinika kommt dabei ein erhöhter Quellenwert insofern zu, als sie bereits von ihrer Entstehung her auch Forschungszwecken dienen.
Ambulanzakten : Der Quellenwert von Ambulanz-Krankenakten ist grundsätzlich nicht geringer zu veranschlagen als der der Krankenakten zu stationären Behandlungsfällen, zumal sie häufig nicht nur dieselben Personen, sondern auch dieselben Erkrankungen betreffen. Ältere Ambulanzakten sind jedoch wegen der geringeren Nutzung durch die klinische Forschung und kürzere Aufbewahrungsfristen nur in geringerem Umfang, zufälligerer Auswahl und schlechterem Ordnungszustand überliefert. Hinzu kommt, daß die Behandlungstätigkeit der niedergelassenen Ärzte im allgemeinen archivisch keinen Niederschlag findet.
Protokolle
Einträge in Protokollbücher sind die historisch frühere Form der ärztlichen und pflegerischen Dokumentation, aus der sich schrittweise die heute üblichen Krankenakten entwickelt haben.
Auch nach dem Übergang zur Kranken akte wurden bzw. werden bestimmte Basisdaten oder für den Ablauf der Behandlung besonders wichtige Angaben häufig gesondert erfaßt, 3 wobei der Übergang zum Verwaltungsschriftgut fließend ist. Derartige Unterlagen können auch als Findbehelfe dienen. Ihr Quellenwert ist davon abhängig, ob es sich um eine komprimierte (Parallel-) Überlieferung zur Gesamtheit der Behandlungsfälle handelt oder ob die Aufzeichnungen ausschließlich oder überwiegend der Abrechnung erbrachter Leistungen und der Organisation des Klinik- oder Lehrbetriebs dienen.
Krankenakten
Moderne Krankenakten enthalten personen- oder fallbezogen die ärztliche und pflegerische Dokumentation und zwar entweder vollständig, auch unter Einschluß der medizinischen Komplementärdokumentation, oder in ihren wesentlichen Bestandteilen und Inhalten, häufig getrennt für ambulante und stationäre Behandlung. 4 Besonders ältere Krankenakten können auch Unterlagen enthalten, die dem Verwaltungsschriftgut zuzurechnen sind.
Medizinische Komplementärdokumentation
Der medizinischen Komplementärdokumentation werden hier die Unterlagen zugerechnet, die bei chemischen, physikalischen und morphologischen Untersuchungen entstanden sind und nicht vom behandelnden Arzt herrühren, zum Beipiel Röntgenbilder oder Aufzeichnungen von Zeitfunktionen wie EKG oder EEG. 5 Für die beschleunigte Zunahme der Krankenaktenbestände aus stationärer Behandlung ist insbesondere der immer größere Umfang der in ihnen enthaltenen Komplementärdokumentation verantwortlich. 6
Bestimmte Teile der Krankenunterlagen, insbesondere der medizinischen Komplementärdokumentation, gelangen wegen ihres Umfangs, ihres Formats oder ihrer Beschaffenheit nicht in die Krankenakten. 7 Sie bilden in der Regel chronologische Serien, denen ein selbständiger Quellenwert nur im Ausnahmefall 8 zukommt. Sind Krankenakten und Komplementärdokumentation nach unterschiedlichen Kriterien geordnet, ist es nur mit kaum vertretbarem Aufwand möglich, jeweils zusammengehörige Unterlagen auszuwählen.
Findmittel
Den in den Krankenaktenregistraturen vorhandenen, häufig bestandsübergreifend geführten Findmitteln 9 kommt im Einzelfall ein eigener Quellenwert zu. Dies gilt auch für Daten, die unabhängig von den Krankenakten bzw. -registraturen für Behandlungs-, Forschungs- und Verwaltungszwecke in einer klinischen Basisdokumentation erfaßt sein können. Ob die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für die Nutzung solcher Daten gegeben sind, ist im Einzelfall zu prüfen.
Sonstiges
Verwaltungsunterlagen : Neben den Krankenakten im engeren, medizinischen Sinn können weitere patientenbezogene Einzelfall\akten im Verwaltungsschriftgut überliefert sein.
Gutachten : Ärztliche Gutachten sind häufig außerhalb der Krankenakten überliefert. Sie betreffen nicht immer ausschließlich in der betreffenden Einrichtung behandelte oder untersuchte Patienten.
Sammlungen : Auf Sammlungen für Forschungs- oder Unterrichtszwecke, insbesondere Film- und Bildgut sowie medizinische Zeichnungen ist besonders zu achten.
Allgemeines
Die Strukturen der Krankenakten-Registraturen sind außerordentlich vielfältig, doch handelt es sich zumeist um parallele Krankenakten- oder Protokollbuchserien, deren Binnenstruktur sich auf wenige Grundformen ("Strukturtypen") zurückführen läßt. Dabei ist auch mit Sonderbeständen oder Selekten zu rechnen, die für bestimmte Forschungsvorhaben oder aus anderem Anlaß nachträglich gebildet wurden.
Aktenbildung
Krankenakten sind massenhaft gleichförmige Parallelakten. Sie werden fall- 10 oder personenbezogen 11 gebildet. Bei der Bewertung kann darauf keine Rücksicht genommen werden, zumal bei personenbezogener Aktenbildung mit schwer nachprüfbaren Inkonsequenzen bei der Ablage zu rechnen ist.
Serienbildung
Kriterien für die Bildung von Serien und Selekten sind in erster Linie: Organisationseinheit 12 , Behandlungsart 13 , Aufnahme-, Behandlungs- oder Entlaßzeitpunkt 14 , Befund, Behandlungsergebnis 15 oder Patientenmerkmale wie Geschlecht, Alter 16 und Status 17
Ordnungsprinzipien
Für die innere Ordnung von Krankenaktenbeständen sind Kombinationen von je zwei der folgenden drei, entweder aus dem "Geschäftsgang" des Krankenhauses (Strukturtyp I) oder aus "Patientenmerkmalen" (Strukturtypen II und III) abgeleiteten Ordnungskriterien maßgeblich.
Strukturtyp I : Eintrag in ein Protokollbuch (Ia) bzw. Ablage (Ib) nach Anfall , also in der Reihenfolge der Aufnahme, einer bestimmten Untersuchung oder Behandlung oder der Entlassung, oder nach Maßgabe einer Ordnungsnummer . 18
Strukturtyp II : Ablage nach dem Namensalphabet . Bei Namensgleichheit kommt als zweites Ordnungsmerkmal vor allem das Geburtsdatum in Betracht.
Strukturtyp III : Ablage nach dem Geburtsdatum . Dabei ist entweder die Chronologie der Geburtsdaten (IIIa) oder eines ihrer Elemente Jahr (IIIa), Monat (IIIb) oder Tag (IIIc) erstes Ordnungsmerkmal. 19
Allgemeines
Es ist anzustreben, die folgenden Auswahlverfahren stets kombiniert anzuwenden. In der Praxis kann ihre Anwendbarkeit auch davon abhängen, ob zusätzliche Findmittel oder Daten der medizinischen Dokumentation genutzt werden können. Zusätzliche Findmittel sind bei Krankenakten des Strukturtyps I zu erwarten, bei solchen der Strukturtypen II und III sind sie für den Klinikbetrieb nicht zwingend erforderlich. 20
Vollarchivierung
Eine Vollarchivierung kommt im allgemeinen nur für ältere Krankenunterlagen in Betracht, ferner für Aufnahmebücher und Behandlungsprotokolle. Ein Grenzjahr für die Vollarchivierung der Gesamtüberlieferung einer Einrichtung kann stets nur Orientierungshilfe sein. Eine Vollarchivierung auch jüngerer Krankenakten kann zum Beispiel dann in Betracht kommen, wenn die Bestandsstrukturen eine Kassation nach einheitlichen Gesichtspunkten erschweren. Außerdem sind Inhalt und besondere historische Bedeutung stets angemessen zu berücksichtigen. Das gilt vor allem für Unterlagen aus der Zeit des Nationalsozialismus. Deshalb werden zum Beispiel in einigen Bundesländern die Krankenunterlagen der Psychiatrischen Landeskrankenhäuser bis einschließlich 1945 vollständig aufbewahrt. 21
Repräsentative Stichproben
Allgemeines : Repräsentative Stichproben 22 kommen in der Regel für jüngere Krankenakten in Betracht. Dabei kommt es nicht nur auf eine statistisch repräsentative Auswahl aus der Gesamtzahl der Behandlungsfälle, sondern auch auf ein Stichprobenverfahren an, bei dem individuelle und familiale Zusammenhänge erhalten bleiben. Deshalb wird empfohlen, "Klumpenstichproben" nach den Anfangsbuchstaben der Familiennamen zu bevorzugen. Von dieser Zielsetzung geht die folgende Übersicht über die Anwendbarkeit einzelner Stichprobenverfahren auf die Strukturtypen aus.
Strukturtyp Ia (Protokollbücher und zusammengebundene Einzelfall\akten): Es kommen nur chronologische Klumpenstichproben nach Behandlungsdaten in Betracht. Insbesondere bei kleineren Beständen sollte geprüft werden, ob Vollarchivierung möglich ist.
Strukturtyp Ib (Chronologisch oder nach Ordnungsnummern gereihte Einzelfall\akten): Es kommen in erster Linie chronologische Klumpenstichproben in Betracht, doch sollte geprüft werden, ob alternativ sektorielle Klumpenstichproben nach Namen möglich sind. Möglich sind auch Zufallsstichproben nach Zufallszahlen. 23
Strukturtyp II (Namensalphabet): Möglich sind in erster Linie sektorielle Klumpenstichproben nach Namen.
Strukturtyp IIIa (Chronologie der Geburtsdaten): Möglich sind sektorielle Klumpenstichproben nach Geburtsdaten bzw. -jahren. Jedoch sollte geprüft werden, ob alternativ sektorielle Klumpenstichproben nach Namen möglich sind.
Strukturtyp IIIb (Geburtsjahr / Name): Klumpenstichproben nach Namen sind möglich, sofern der zusätzliche Aufwand - Auswahl aus einem Namensalphabet pro Geburtsjahrgang - erbracht werden kann. Im übrigen kommen sektorielle Klumpenstichproben nach Geburtsjahren in Betracht.
Strukturtyp IIIc (Geburtsmonat / -tag / Name): Geeignet sind in erster Linie sektorielle Klumpenstichproben nach Geburtsdaten. Sofern zusätzliche Findmittel zur Verfügung stehen, sollte geprüft werden, ob alternativ sektorielle Klumpenstichproben nach Namen möglich sind.
Strukturtyp IIId (Geburtstag / -monat / -jahr / Name): Geeignet sind in erster Linie sektorielle Klumpenstichproben nach Geburtsdaten. Sofern zusätzliche Findmittel zur Verfügung stehen, sollte jedoch geprüft werden, ob alternativ sektorielle Klumpenstichproben nach Namen möglich sind.
Exemplarische Auswahl
Unter exemplarischer Auswahl wird die willkürliche Auswahl einiger weniger Einheiten aus einem abgeschlossenen Bestand oder die regelmäßige Übernahme solcher Einheiten aus einem "lebenden Bestand" verstanden. Sie kommt beim Vorhandensein aussagekräftiger Parallelüberlieferung sowie dort in Betracht, wo lediglich der organisatorische Ablauf der Behandlung und die Anwendung bestimmter therapeutischer und diagnostischer Verfahren allgemein nachvollziehbar bleiben sollen, ohne daß es auf Vollständigkeit im Einzelfall oder statistische Repräsentativität ankäme. Dies trifft in der Regel für die medizinische Komplementärdokumentation zu.
Gezielte Auswahl des Besonderen
Es ist stets zu prüfen, ob die gezielte Archivierung von Einzelfällen und Fallgruppen, die aus medizinischer Sicht, wegen der betroffenen Patienten oder aus anderem Grund von besonderem Interesse sind, sinnvoll ist. Im allgemeinen kommt dies nur in Verbindung mit repäsentativen Stichproben oder beim Vorhandensein aussagekräftiger Parallelüberlieferung in Betracht, sofern die organisatorischen Voraussetzungen 24 gegeben sind oder die erforderlichen Findmittel bzw. Daten zur Verfügung stehen. 25
Kombinierte Auswahlverfahren
Die kombinierte Anwendung verschiedener Auswahlverfahren kommt besonders dann in Betracht, wenn Krankenunterlagen verschiedener Unterlagen- bzw. Strukturtypen parallel überliefert sind. 26 Ebenso können verschiedene repräsentative Stichprobenverfahren zur Absicherung der Stichprobenqualität kombiniert werden. 27
Totalkassation
Eine Totalkassation kommt im allgemeinen nur in Betracht, wenn ausreichende Parallelüberlieferung vorhanden ist. Auch bei Totalkassation sollte die getroffene Entscheidung nachvollziehbar bleiben. Dazu kann ein Belegstück dienen.
Allgemeines
Es ist zweckmäßig, aufgrund dieser Empfehlungen Bewertungsrichtlinien aufzustellen und die auf dieser Grundlage im Einzelfall getroffenen Bewertungsentscheidungen und ihre Motive schriftlich festzuhalten 28 sowie gegenüber den Nutzern in geeigneter Weise offenzulegen.
Protokolle
Es wird empfohlen, Protokolle vollständig aufzubewahren, sofern sie eine komprimierte (Parallel-) Überlieferung zur Gesamtheit der Behandlungsfälle darstellen, und sich im übrigen auf eine exemplarische Auswahl zu beschränken. Aufnahmebücher, Behandlungs- und Untersuchungsprotokolle sind daher vollständig aufzubewahren.
Krankenakten
Es wird empfohlen, ältere Krankenakten vollständig aufzubewahren und bei der Festlegung eines Grenzjahrs nicht vor das Jahr 1900 zurückzugehen.
Es wird empfohlen, jüngere Krankenakten je nach der Zahl der Behandlungsfälle in repräsentativer Auswahl von 1 - 5 % (ambulante Behandlung) und 5 - 10 % (stationäre Behandlung) aufzubewahren 29 und dabei unabhängig vom Strukturtyp sektorielle Klumpenstichproben nach den Anfangsbuchstaben der Familiennamen anzustreben. Diese Auswahlen sollten zumindest regional archivübergreifend abgestimmt werden. 30 Sind sie nur mit erheblichem zusätzlichem Aufwand möglich, ist für die Wahl des Stichprobenverfahrens vom Strukturtyp auszugehen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit der gezielten Auswahl besonderer Fälle und Fallgruppen zu prüfen.
Bei ausreichender Parallelüberlieferung kommt nach funktionaler und inhaltlicher Prüfung auch die Beschränkung auf exemplarische Auswahl oder Totalkassation in Betracht.
Medizinische Komplementärdokumentation
Es wird empfohlen, die medizinische Komplementärdokumentation in exemplarischer Auswahl soweit aufzubewahren, daß die Anfänge einzelner diagnostischer und therapeutischer Verfahren, die Häufigkeit ihrer Anwendung und ihre Wandlungen sowie der Behandlungs- bzw. Untersuchungsablauf an Beispielen nachvollziehbar bleiben. Auf statistische Repräsentativität kommt es dabei nicht an. Soweit sie in den Krankenakten überliefert ist, sollte sie bis auf eine exemplarische Auswahl ausgesondert werden, sofern die Voraussetzungen 31 dafür gegeben sind.
Findmittel
Es wird empfohlen, Findmittel vollständig aufzubewahren, soweit sie eigenen Quellenwert besitzen oder der inhaltlichen Erschließung dienen.
Sonstiges
Es wird empfohlen, patientenbezogene Einzelfall\akten, die außerhalb der Krankenaktenregistratur erwachsen sind, wie die Krankenakten im engeren Sinn zu bewerten. 32
Es wird empfohlen, Sammlungen ärztlicher Gutachten, die außerhalb der Krankenakten überliefert sind, ebenfalls wie diese selbst zu bewerten.
Allgemeines
Erschließungsstufen : Es wird empfohlen, bei der Erschließung von Krankenunterlagen abgestuft vorzugehen. Dabei hat die Bereit\stellung von Überblicksinformationen (Beständeübersicht, Inventar etc.) Vorrang vor einer detaillierten, gleichwohl allgemeinen Beschreibung der typischen Akteninhalte der Einzelbestände, diese wiederum vor der Erschließung der Einzelfall\akten.
Erschließungsschritte : Die Erschließung kann auf jeder Stufe auch in mehreren, zeitlich auseinanderliegenden Schritten erfolgen. Entscheidungen über Art, Ausmaß und Zeitpunkt einer vertieften Erschließung insbesondere der Einzelfall\akten sollten nur gezielt und nach Maßgabe der sich entwickelnden Bedürfnisse der Forschung getroffen werden. So können Mitarbeiter unterschiedlicher Qualifikation eingesetzt und auch bei der Benutzung erhobene Daten eingebracht werden.
Prioritäten : Es wird empfohlen, Protokolle, insbesondere Aufnahmebücher, Behandlungs- und Untersuchungsprotokolle, sowie Krankenakten des Strukturtyps I vorrangig zu erschließen, letztere jedoch nur band- bzw. faszikelweise. Erschließungsmaßnahmen, die die Benutzung überhaupt erst ermöglichen, 33 haben Vorrang vor solchen, die die Benutzung lediglich erleichtern. 34 Ebenso hat die Datenerhebung anhand geeigneter Findmittel und Protokolle Vorrang vor der Verzeichnung der Einzelfall\akten selbst.
Einzelfallerschließung
Datenverknüpfung : Vorrang hat die Erfassung derjenigen Daten, die die Akten- und Personenidentifizierung, die Verknüpfung zur Parallelüberlieferung sowie zu den Findmitteln sicherstellen und weitere Erschließungsmaßnahmen zu einem späteren Zeitpunkt erleichtern (Priorität 1 im Prioritätenschema).
Arbeitsteilung : Es wird empfohlen, die Einzelerschließung auf wenige, einfach zu erhebende Angaben zu beschränken. Vorrang haben dabei Daten, die ihrerseits im Verlauf der Aufnahme/Behandlung routinemäßig und in standardisierter Form erfaßt wurden 35 und ohne besondere Qualifikation (Paläographische Fertigkeiten, Kenntnisse der jeweils zeitgenössischen medizinischen Terminologie) sowie ohne besonderen Schreibaufwand erhoben werden können (Priorität 2 im Prioritätenschema).
Prioritätenschema für die Einzelfallerschließung
(Priorität: 1 fett , 2 kursiv , 3 normal)
Dieser Bewertungsentscheidung liegen folgende Feststellungen und die Abwägung der folgenden Gesichtspunkte zugrunde:
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